応募者への連絡は、手が空いたときーー現場店長の対応から見えた採用課題

――まずは、インタビュークラウドを導入する前の採用フローについて教えてください。

会社としては、できるだけ負担を減らし、応募者とのやり取りで取りこぼしが出ないように、これまでは応募者にWeb上で面接予約を入れてもらい、それを店舗責任者が確認して面接を行うという形を取っていました。もちろん、本部やエリアマネジャーから応募情報が届くこともありましたが、実際にはこの流れで進めることの方が多かったと思います。ただ、現場が忙しいとどうしても確認が後回しになり、結果的に面接が実施されないまま終わってしまう……というケースも発生していました。

現場の業務って本当に忙しくて……お客様対応をしながら、売場のチェック、シフトの調整、スタッフのフォローなどに追われていて、日中にパソコンを見る時間をほとんど取れないことが多かったです。

なので、結局は勤務が落ち着いてからパソコンを開いて対応する、というのが日常になっていました。連絡ができずにそのままになってしまう応募もあり、対応しきれない日もありました。

また、現場にいた頃は自分の対応が遅れてしまっていることにも、そこまで問題意識を持っていなかったです。でも後に本社勤務になって、全体の応募管理に関わるようになって、初めて「これは大変なことになっているな」と実感しました。

「連絡がつかない…」応募者の不満と本社の混乱を同時に解決

――本社に異動してから、具体的にどのような状況でしたか？

ほぼ毎日のように本社宛に、応募者からの電話が鳴りやまなかったです。

「応募したけど何の連絡もこない」「面接日程が決まらない」「何度電話してもつながらない」といったお問い合わせが1日数十件単位で来ていて……。

本社のスタッフも応募者対応に追われ、業務の手が止まってしまうことがしょっちゅうありました。現場だけでなく、本社のオペレーションにも大きな負担がかかっていることを知りました。

応募者の方にも迷惑をかけていましたし、対応が後手に回っていることで、採用の機会を逃していたこともあったと思います。

応募から合否までスムーズに。みんなが楽になる仕組みを実現

――Interview Cloudを導入して、変化はどのように現れましたか？

まず、現場で面接をする回数が圧倒的に減りました。それまで店長が限られた時間の中でどうにかやりくりしていたのが、応募者と面接官とのやり取りがオンラインで自動的に完結するようになって、応募者の方も、すぐに面接日程が決まるし、待たされることがなくなるので、「ちゃんと対応してもらえている」という安心感が生まれたように思います。面接もプロの面接官が行ってくれるので、クオリティも担保されますし、何より応募から合否判断までが早くなりました。

―― 本社側の負担は軽減されましたか？

ものすごく減りました。本社に「店舗から連絡がこない」といった電話がかかってくる件数が激減しましたね。その分、他の業務に集中できる時間が増え、業務効率も大きく向上しました。結果的に、応募者も本社も、そして現場の店長たちも、みんなが楽になりました。

――現場からの反応はいかがでしたか？

店舗からは当初、「面接は店舗で直接やるのが当たり前」「人柄を見たいし、雰囲気も伝えたい」という声も多くありましたが、活用を続けていくと、「助かった」「本当に楽になった」「もっと早く導入してほしかった」といった声が届くようになりました。その声を全社にフィードバックしていくことで、導入に前向きな雰囲気が広がっていきました。

導入を決めてからは、最初にアンケートをとって賛成・反対の意見を集めました。反対だった人には、不安に思っていることや気になっている点を聞き取り、その内容を社内会議で共有しました。また、ApplyNowさんにもお願いしてZoomで説明会を開いてもらい、理解が深まるようサポートしてもらいました。

――Interview Cloudを導入して店舗から聞くメリット・デメリットはありましたか？

やはり一番は「店長の手が空くようになった」という点ですね。

面接の録画が残るので、休憩中や出先、自宅など、どこでも確認できて、空き時間を使って選考できるようになったのも大きいです。

一方で、「店の雰囲気が応募者に伝わりにくい」といった声も一定数ありました。

やはりオンラインだけだと、現場の空気感までは伝わらないので、ギャップを感じて辞退されることも稀にあります。今後は動画や写真などを活用して、店舗紹介をより強化していくことも検討しています。

Interview Cloudで実現した“スピード採用”と“取りこぼしゼロ”

――今振り返ってInterview Cloudを導入してよかったと思う点は何ですか？

「スピード感」と「応募者の取りこぼしがないこと」ですね。これが一番大きいです。応募してくれた方に、確実に、できるだけ早く対応できる体制が整ったことが、本当にありがたいです。

──最後に、導入を迷っている企業様へのメッセージをお願いします。

最初は「本当にオンライン面接で大丈夫なの？」という不安も正直ありました。でも、使ってみると本当に便利で、今ではなくてはならない存在です。採用業務の負担が軽くなるだけでなく、全体の業務効率が上がります。

面接に追われるよりも、店舗運営やスタッフ育成に時間を使いたい。そう思っている方には、ぜひ一度試してみていただきたいです。

── 本日はお話を聞かせていただきありがとうございました。