外国籍採用を加速させ、全社DXを推進。現場を巻き込んだ
「インフルエンサー戦略」による導入プロセスの全貌

――まず、「ApplyNow（録画選考サービス）」や「ApplyNow Sign（電子雇用締結サービス）」を導入される前、御社では採用においてどのような課題を抱えられていたのでしょうか？

以前は、とくに外国籍スタッフを採用する際、在留カードの確認のためにわざわざ本社まで来社していただく必要がありました。その後、FaceTime などのビデオ通話を使ってリモートで確認できるように改善し、来社負担は軽減されたのですが、面接自体は依然として対面が基本でした。

コロナ禍をきっかけに「ApplyNow」を導入し、動画応募や録画選考をスタートしました。一方で、社内にはこれまでの対面面接のやり方に慣れ親しんでいる支配人も多く、当初から本格的な動画面接として活用が進んだわけではありませんでした。まずは、希望勤務日数や学生・フリーターといった属性など、「来社前に応募者の情報を把握できるツール」として徐々に活用が広がっていきました。

それでも、事前に応募者の情報を把握できるだけで、面接前の準備や見極めがしやすくなり、大きなメリットを感じていました。

―― 続いて「ApplyNow Sign（電子雇用締結サービス）」の活用も開始されたとのことですが、実際の効果や手応えはいかがでしたでしょうか？

弊社ではペーパーレス化がずっと課題だったのですが、「ApplyNow Sign」を導入したことで状況がものすごく改善されました。これまで月100件近く発生していた紙書類のチェックや、不備や未提出書類の追いかけ作業にかかる時間が短縮されたので、入社書類の確認が終わるまで勤務開始できないというタイムロスが解消されました。

また、外国籍社員の対応において、在留カードの確認やマイナンバーの提出がオンラインで完結し、店舗を介さず本社のみで確認できるようになったことで、セキュリティ面や法的なリスクも大幅に低減できました。覚書や同意書などもショートメール認証で取得できるようになり、非常に助かっています。

―― 勤務開始までのタイムロスが解消されたのは大きな改善ですね。
ちなみに、「ApplyNow Sign（電子雇用締結サービス）」をご利用いただいている企業様は、「Interview Cloud」に比べると少ないのですが…

そうなんですか！？書類のチェックが本当に楽になるので、絶対に使った方がいいと思います！

以前は月に100件近くの封筒が送られてきていて、それを1枚1枚チェックしていて、「この書類が足りない」とメールで連絡して、ひたすら提出を追いかけ続けるという作業をしていました。

今となっては、オンラインでの書類提出がない環境なんて考えられないですね。当時からどれだけ時間が短縮できたか計算したら、とんでもないことになっているはずです（笑）。

先行導入の動画で不安を解消。「社内インフルエンサー戦略」で進めたInterview Cloud展開

―― 全社的なDX推進に伴い、「Interview Cloud」への切り替え・全店導入も進められたと思いますが、新しい仕組みに対してどのように現場の理解・浸透を図ったのでしょうか？

社内で「インフルエンサー戦略」をとりました。いきなり全店に導入するのではなく、新しいツールに関心の高い4名の支配人をピックアップし、「今話題の『代理面接』って知ってる？」と声をかけ、巻き込んでいきました。

彼らに先行して使ってもらい、使用感についてインタビューをして短い動画にまとめたものを、全支配人に共有しました。その後、全店Interview Cloudに切り替えるためのオンライン説明会を開催しました。

―― いきなり全店に導入するのではなく、まずは現場に近い方々の声を届ける形にされたのですね。

はい。現場としても、本部から一方的に「使ってください」と言われるより、実際に使った支配人の声を聞いた方が受け入れやすいと思いました。

また、最初の数ヶ月は人材開発部が利用料を負担し、その後、店舗負担に切り替えることで「お得感」も演出しました。

現場には「無料のうちに試してみて、もし合わないと感じたら元のやり方に戻してもいいですよ」と伝えていました。ただ実際には、一度使えば便利さを実感してもらえて、「もう元のやり方には戻れないだろうな」という確信が私たちにはありました。今のうちに試してね、と伝えながら、良い意味で現場を“沼”に引き込んだ形ですね（笑）。

「便利で簡単だ」ということが伝わらないと、現場はなかなか“うん”と言ってくれません。だからこそシンプルに、「簡単になるよ」「便利だよ」「時短になるよ」というようなワードを現場に伝え続けました。

それでも対面での見極めを重視する支配人には「一次面接として使って、二次面接として対面面接でやってもいいんですよ」と伝えることで、納得して活用してもらうことができました。

―― 実際の運用状況や、導入後の効果について教えてください。

現在は半数の店舗がInterview Cloudのみで合否を判断し、残り半数の店舗は二次面接として対面面接を組み合わせて利用しています。

導入前は応募からの面接実施率が50〜60%でしたが、導入後は70%に達することもあり、面接実施率が大幅に向上しました。

効果として非常に大きいのは、支配人の日常業務の工数削減です。応募後の自動返信メールでInterview CloudのURLを案内するフローを組んだことで、現場の負担が大きく減りました。

また、支配人以外の社員が面接動画を視聴してメモを残し、最終的に支配人が確認するというフローも生まれ、面接スキルの育成や属人化の解消にも繋がっています。

採用効率化で生まれた時間を「教育」へ
多様な人材が活躍できる環境づくり

―― 御社は全社員の20%が外国籍とのことですが、外国籍スタッフの採用や育成において、Interview Cloudはどのように役立っていますか？

弊社は長年、外国籍採用に積極的な文化があり、社員が同国籍の友人を紹介・教育してくれるコミュニティサイクルが機能しています。日本語力が採用基準に満たない場合でも、オンライン面接での「ホスピタリティ」や「伝えようとする姿勢・人柄」を重視して採用することがあります。中には日本語がほとんど話せないスタッフもいますが、そこは先輩社員がしっかりとサポートしてくれています。

Interview Cloudのオンライン面接では、コミュニケーションに苦労している外国籍の応募者に対して、面接官が優しく寄り添った対応をしてくださっています。これは録画面接やAI面接ではできないことだと思うので、応募者の意図を一生懸命に汲み取ろうとしてくれる姿勢がとても素晴らしいと感じています。

―― 最後に、今後の展望や、同じ課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

社内での展望としては、現在、正社員採用にも「ApplyNow Sign」の活用をスタートしており、アルバイト領域にとどまらず、全社的なペーパーレス化とDXをさらに推進しているところです。

面接の調整や実施には本当に労力がかかると思うのですが、Interview Cloudを活用すれば、応募から最短30分後には面接が実施でき、その動画もすぐに確認して合否判定を出すことができます。今では、応募から採用まで1日かからないというスピード感が可能になっています。実際に導入前後のデータを比べても、応募者の離脱が確実に減っています。

採用にかかる時間も大幅に短縮されるため、人が足りないお店ほど導入することをおすすめしたいですね。